こんにちは、くろさらです。
仕事をしていると、毎日いろいろなことが起きます。
朝イチでメールが来る。
上司から急ぎの確認が入る。
取引先から返信を求められる。
他部署から問い合わせが来る。
チャット通知が鳴る。
会議の準備が必要になる。
急に資料修正を頼まれる。
そして気づいたら、夕方。
「あれ、今日やろうと思っていた大事な仕事、全然進んでない……」
こんな経験、ありませんか？
はい。私は何度もあります。
朝はやる気があったんです💦
「今日は重要な企画を進めよう」
「来週の資料を先に作ろう」
「改善案を考えよう」
「勉強も少し進めよう」
そう思っていたのに、気づけば一日中、目の前の対応に追われている。
そして夜になって、こう思います。
今日、忙しかったのに何も進んでない・・・
これ、けっこうつらいです。
忙しかった。
手は止めていない。
サボっていたわけではない。
むしろ一日中ちゃんと働いていた。
なのに、本当に大事な仕事は進んでいない。
この状態になってしまう原因は、能力不足ではありません。
多くの場合、
緊急な仕事と重要な仕事を分けられていない
ことが原因です。
この記事では、なぜ緊急な仕事ばかりしている人が重要な仕事を後回しにしてしまうのか、そしてどうすれば優先順位を変えられるのかを、くろさら目線で解説します！
緊急な仕事は、分かりやすく迫ってくる
緊急な仕事は、とても分かりやすいです。
メールが来る。
チャット通知が鳴る。
上司に呼ばれる。
締切が近い。
相手が待っている。
「今日中にお願い」と言われる。
つまり、緊急な仕事は自分の方へ向かってきます。
こちらが探さなくても、勝手に存在感を出してきます。
「早くやって」
「今すぐ見て」
「至急確認して」
「できれば午前中に」
「なる早で」
はい！出ました。
社会人を静かに追い詰める魔法の言葉、なる早。
一番困るのは、何時までか分からないのに急がされるところです。
でも、こういう仕事は分かりやすい。
目の前にあるし、放っておくと怒られそうだし、対応すれば「やった感」もあります。
だから、つい先にやってしまいます。
重要な仕事は、静かに後ろで待っている
一方で、重要な仕事は静かです。
たとえば、
- 来月の企画を考える
- 業務改善の仕組みを作る
- 資料の型を整える
- 後輩に仕事を教える
- 自分のスキルを高める
- 売上分析を深掘りする
- 新しい提案を考える
- ミスが起きにくい仕組みを作る
こういう仕事は、すぐに誰かから怒られるわけではありません。
今日やらなくても、明日も一応仕事は回ります。
でも、後回しにし続けると、あとで大きな差になります。
ここが怖いところです。
重要な仕事は、目の前で騒ぎません。
でも、やらないと未来の自分をじわじわ苦しめます。
くろさら的に言うと、
緊急な仕事はアラーム音。重要な仕事は体調不良のサイン
です。
アラームはうるさいので気づきます。
でも、体調不良のサインは無視しがちです。
そして後で倒れます。。。☠️
仕事も同じです。
スティーブン・コヴィー先生の「緊急度」と「重要度」
ここで少しだけ、有名な考え方に触れます。
スティーブン・コヴィー先生の超名著『7つの習慣』では、時間管理を考えるときに、仕事を 緊急度 と 重要度 で分けて考える方法が紹介されています。
ざっくり言うと、仕事はこの4つに分けられます。
| 区分 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| 第1領域 | 緊急で重要 | クレーム対応、締切直前の資料、重大なトラブル |
| 第2領域 | 緊急ではないが重要 | 企画、改善、準備、勉強、人材育成、仕組み作り |
| 第3領域 | 緊急だが重要ではない | 突発的な雑務、優先度の低い依頼、不要な会議 |
| 第4領域 | 緊急でも重要でもない | だらだら確認、目的のない作業、なんとなくSNS |
この中で、本当に大事だと言われるのが、
第2領域：緊急ではないが重要な仕事
です。
たとえば、準備、改善、計画、学習、人間関係づくり、仕組み化などです。
これらは、今日やらなくてもすぐには困りません。
でも、続けることで未来のトラブルを減らし、成果を大きくします。
つまり、仕事ができる人ほど、
第2領域に時間を使っている
ということです。
なぜ「緊急ではないが重要な仕事」は後回しになるのか？
ここが一番大事です。
なぜ、緊急ではないけど重要な仕事は後回しになるのでしょうか。
理由はシンプルです。
今すぐ怒られないからです。
たとえば、来月の提案を考える仕事。
今日やらなくても、今日の時点では怒られません。
業務改善の仕組み作り。
今日やらなくても、今日の仕事は何とか回ります。
自分のスキルアップ。
今日やらなくても、明日すぐに困るわけではありません。
でも、こういう仕事を後回しにし続けると、じわじわ効いてきます。
いつも準備不足になる。
いつも締切前に焦る。
いつも同じミスが起きる。
いつも場当たり対応になる。
いつも目の前の仕事に追われる。
つまり、第2領域を後回しにすると、未来の第1領域が増えます。
今日の準備不足が、明日の緊急対応になる。
これが怖いところです。
くろさら的に言うと、
第2領域をサボると、未来の自分に爆弾を送っている
みたいな感じです。
しかも送り主は自分。。。
逃げ場がない。
緊急な仕事ばかりしている人の特徴
緊急な仕事ばかりしている人には、いくつか共通点があります。
① 通知に反応しすぎる
メールが来たらすぐ見る。
チャットが来たらすぐ返す。
誰かに呼ばれたらすぐ動く。
もちろん、反応の速さは大事です。
でも、すべてに即反応していると、自分の重要な仕事が進みません。
通知は、他人の都合で鳴ります。
つまり、通知だけで動くと、自分の時間が他人の都合で埋まっていきます。
これはかなり危険です。
② 頼まれた順に仕事をしている
仕事を頼まれた順に処理している人も、重要な仕事を後回しにしやすいです。
朝頼まれた仕事。
次に来た依頼。
そのあと来たチャット。
昼前に入った確認。
午後の急ぎ対応。
こうしていると、仕事の順番は自分ではなく、周りが決めることになります。
でも、仕事には重要度があります。
頼まれた順ではなく、
成果に近い順
で考える必要があります。
③ 「すぐ終わる仕事」から手をつける
これもよくあります。
すぐ終わるメール返信。
簡単な確認。
短い入力作業。
ちょっとした修正。
小さな雑務。
これらを先に片づけると、気持ちは少しラクになります。
でも、気づけば時間だけが消えていることがあります。
すぐ終わる仕事は、達成感があります。
でも、それが重要とは限りません。
小さな仕事をたくさん片づけても、本当に重要な仕事が進んでいなければ、成果は弱くなります。
④ 重要な仕事を「時間ができたらやる」と考えている
重要な仕事を後回しにする人は、よくこう考えます。
「時間ができたらやろう」
でも、仕事で自然に時間ができることはあまりありません。
むしろ、放っておくと予定外の仕事で埋まります。
だから重要な仕事は、時間ができたらやるのではなく、
先に時間を確保する
必要があります。
スケジュールに入れない重要な仕事は、だいたい後回しになります。
そして気づいたら月末です。
怖い。
忙しいのに成果が出ない理由
緊急な仕事ばかりしている人は、忙しいです。
でも、成果が出にくいことがあります。
なぜなら、目の前の対応に追われているだけで、未来をよくする仕事が進んでいないからです。
たとえば、毎回トラブル対応に追われている人。
もちろん、トラブル対応は大事です。
でも、そのトラブルがなぜ起きるのかを見直さないと、また同じことが起きます。
毎回資料作成に時間がかかる人。
毎回頑張って作るのも大事です。
でも、資料の型を作らないと、毎回ゼロから作ることになります。
毎回締切前に焦る人。
締切前に頑張るのも大事です。
でも、早めに準備する仕組みを作らないと、毎回同じように焦ります。
つまり、重要な仕事とは、
未来の緊急を減らす仕事
でもあるのです。
重要な仕事を後回しにしないコツ
では、どうすれば重要な仕事を後回しにしないで済むのでしょうか。
ここでは、若手社員でも使いやすい方法に絞って紹介します。
① 朝イチに重要な仕事を1つだけ決める
まずは、朝イチで重要な仕事を1つだけ決めます。
たくさん決めなくていいです。
むしろ、1つでいいです。
「今日はこれだけは進める」
そう決めます。
たとえば、
- 来週の資料の骨子を作る
- 改善案を3つ出す
- 売上分析の結論だけ整理する
- 後輩に教える資料を1ページ作る
- 取引先への提案メモを作る
ポイントは、
作業ではなく前に進む単位で決めること
です。
「資料を完成させる」では重いなら、
「資料の見出しだけ作る」でもOKです。
重要な仕事は、少しでも進めることが大事です。
② 重要な仕事をカレンダーに入れる
重要な仕事は、スケジュールに入れた方がいいです。
「空いた時間にやる」では、ほぼ空きません。
だから、予定として入れます。
たとえば、
9:00〜9:30 来週資料の骨子作成
10:00〜10:20 売上分析の結論整理
16:30〜17:00 明日の準備
このように、短くてもいいので時間を確保します。
30分でも十分です。
重要な仕事は、長時間まとめてやるより、短くても定期的に進める方が現実的です。
③ 通知を見る時間を決める
メールやチャットは、便利ですが強いです。
通知が鳴るたびに反応していると、集中力が切れます。
だから、すぐ返す必要がないものは、確認する時間を決めます。
たとえば、
- 朝の始業後
- 昼前
- 15時
- 退勤前
もちろん、緊急度の高い仕事や上司からの重要連絡は別です。
でも、すべてに即反応する必要はありません。
通知に支配されると、重要な仕事は進みません。
④ 「本当に今やるべきか？」と一度聞く
緊急っぽく見える仕事が来たときは、一度考えます。
これは本当に今やるべきか？
今日中でいいのか。
午前中でいいのか。
明日でもいいのか。
自分がやるべきなのか。
先に確認すべきことはないのか。
この一呼吸があるだけで、仕事の順番は変わります。
特に「なる早」は危険です。
なる早と言われたら、できれば確認した方がいいです。
「承知しました。何時までに必要でしょうか？」
これだけで、優先順位がかなり見えます。
⑤ 第2領域を「小さく分解」する
重要な仕事は、重く見えます。
だから後回しになります。
たとえば、
「業務改善を考える」
これは大きすぎます。
でも、
「今週困ったことを3つ書く」
「同じミスが起きた原因を1つ考える」
「改善案を1つだけメモする」
ならできます。
重要な仕事は、小さく分解すると進めやすくなります。
くろさら的には、ラスボスをいきなり倒そうとしないことです。
まずはスライムからです。
若手社員にとっての第2領域とは？
「緊急ではないけど重要な仕事」と言われても、少しイメージしづらいかもしれません。
若手社員なら、たとえばこういうものです。
- 報告の型を覚える
- よく使う資料のテンプレを作る
- 上司が見るポイントをメモする
- ミスした仕事の原因を振り返る
- Excelや資料作成のスキルを上げる
- 来週必要な仕事を先に確認する
- 仕事の目的を確認する習慣を作る
- 連絡テンプレを用意する
これらは、今すぐやらなくても怒られにくいです。
でも、続けると確実に仕事がラクになります。
つまり、若手にとっての第2領域は、
未来の自分を助ける準備
です。
ここに少しずつ時間を使える人は、伸びます。
優先順位は「急ぎ」だけで決めない
優先順位を決めるとき、多くの人は急ぎかどうかで判断します。
もちろん、締切は大事です。
でも、急ぎだけで決めると、重要な仕事が後回しになります。
優先順位は、次の2つで考えるのがおすすめです。
緊急度：いつまでに必要か
重要度：成果や未来にどれだけ影響するか
この2つで見ると、仕事の見え方が変わります。
たとえば、メール返信は緊急に見えるかもしれません。
でも、内容によっては重要度が低いこともあります。
一方で、来月の企画準備は緊急ではないかもしれません。
でも、重要度は高いです。
だから、急ぎだけでなく、重要度も見る。
これが、優先順位をつける第一歩です。
まとめ
今回の記事では、
緊急な仕事ばかりしている人が、重要な仕事を後回しにする理由
について解説しました。
大事なのは、仕事を「忙しいかどうか」だけで見ないことです。
緊急な仕事は目立ちます。
でも、本当に成果を変えるのは、緊急ではないけど重要な仕事です。
ただ、実際の現場ではここからが難しいです。
「緊急と重要をどう分ければいいの？」
「今日やる仕事をどう決めればいい？」
「上司から急ぎと言われたらどうする？」
「自分の時間をどう確保する？」
「どの仕事を後回しにしていいの？」
「優先順位のテンプレがほしい」
こういう具体的な壁にぶつかります。
緊急な仕事ばかりしている人は、決してサボっているわけではありません。
むしろ、一日中ちゃんと働いています。
でも、緊急な仕事だけを追いかけていると、重要な仕事が後回しになります。
そして、重要な仕事を後回しにすると、未来の自分が苦しくなります。
準備不足になる。
同じミスが起きる。
締切前に焦る。
毎回ゼロから作る。
トラブル対応が増える。
だからこそ、優先順位は「急ぎ」だけで決めないことが大事です。
仕事を見るときは、この2つを考えてみてください。
緊急度：いつまでに必要か
重要度：成果や未来にどれだけ影響するか
そして、まずは朝イチに1つだけ決めてみてください。
今日、重要だけど後回しにしがちな仕事は何か？
それを30分だけでも進める。
これだけで、未来の仕事は少しラクになります。
くろさら的には、ここがかなり大事です。
緊急な仕事は、今日の火消し。
重要な仕事は、明日の火事を減らす準備。
火消しだけで一日が終わると、明日もまた燃えます。
だから、少しだけでも未来の自分を助ける仕事をする。
それが、忙しいのに成果が出る人への第一歩です。
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