こんにちは、くろさらです。
仕事をしていると、こんな場面があります。
上司から資料の提出を頼まれる。
取引先への確認。
他部署への依頼。
納期の調整。
会議前の準備。
トラブル対応。
そして、自分としてはちゃんと動いている。
確認もしている。
調べている。
相手からの返事を待っている。
まだ結論が出ていないだけ。
だから、こう思います。
「まだ連絡することがない」
でも、しばらくすると上司や相手から聞かれます。
「例の件、どうなってる？」
「今どこまで進んでる？」
「連絡ないけど大丈夫？」
「間に合うの？」
「何か問題起きてる？」
よくあるこの感じ・・・
この瞬間、ちょっと心臓がキュッとします💦
自分としては、サボっていたわけではない。
放置していたわけでもない。
まだ結果が出ていないから、連絡していなかっただけ。
でも、相手からすると違います。
連絡がない時間は、不安が増える時間です。
この記事では、仕事の連絡が遅い人がなぜ相手を不安にさせてしまうのか、そして信頼される人はどんな連絡をしているのかを、くろさら目線で解説します。
連絡が遅い人は、悪気があるわけではない
まず最初に言っておきたいのですが、連絡が遅い人は、適当に仕事をしているわけではありません。
むしろ、真面目に考えている人も多いです。
「ちゃんと結果が出てから報告したい」
「中途半端な状態で連絡しても意味がない」
「まだ分からないことが多いから言いづらい」
「相手を無駄に心配させたくない」
「何度も連絡すると迷惑かもしれない」
こう考えて、連絡を後回しにします。
気持ちはすごく分かります。
くろさらも昔は、
“結果が出てから連絡する”
のが正しいと思っていました。
でも、仕事ではこれが裏目に出ることがあります。
なぜなら、相手が知りたいのは、結果だけではないからです。
相手が知りたいのは、
「今どうなっているのか」
「予定通り進んでいるのか」
「問題が起きていないか」
「自分が何か判断する必要があるのか」
「次にいつ分かるのか」
です。
つまり、相手は最終結果だけを待っているのではありません。
安心できる材料を待っているのです。
連絡がないと、相手は勝手に不安になる
仕事で怖いのは、連絡がないと相手が勝手に想像してしまうことです。
たとえば、上司があなたに資料作成を頼んだとします。
あなたはちゃんと進めています。
データも確認しています。
途中で分からないところも調べています。
でも、何も連絡しない。
すると、上司の頭の中ではこうなります。
「ちゃんと進んでるのかな」
「忘れてないかな」
「何か詰まってるのかな」
「期限に間に合うのかな」
「こっちから聞かないとダメかな」
この時点で、相手の不安は増えています。
しかも、こちらが何もしていないわけではないのに、相手からは
“見えない”
のです。
仕事では、やっていることが見えないと、不安になります。
逆に、少しでも状況が見えると安心します。
だから連絡は、単なる報告ではありません。
相手の不安を減らす仕事でもあります。
仕事の連絡が遅い人がやりがちなこと
連絡が遅い人には、よくあるパターンがあります。
① 完了してから連絡しようとする
「終わったら連絡します」
これは一見正しいです。
でも、仕事によっては危険です。
期限まで時間がある仕事。
途中で確認が必要な仕事。
相手が進捗を気にしている仕事。
トラブルになりそうな仕事。
こういう仕事は、完了報告だけでは遅いことがあります。
完了する前に、途中経過を知らせた方がいいです。
たとえば、
「現在、数字確認まで完了しています。15時までに資料化して共有予定です」
これだけで、相手は安心できます。
② 悪い情報ほど遅くなる
連絡が遅い人ほど、悪い情報を抱えがちです。
これけっこうやりがちな気がします💦
納期が遅れそう。
取引先から返事がない。
数字が合わない。
資料の前提が変わった。
想定より時間がかかりそう。
こういうとき、連絡が怖くなります。。。
「怒られそう」
「もう少し待てば解決するかも」
「今言ったら大ごとになりそう」
「できれば自分で何とかしたい」
分かります。
でも、悪い情報ほど早く出した方がいいです。
なぜなら、早ければ打ち手があるからです。
遅くなるほど、選択肢が減ります。
上司からすると、一番困るのは失敗そのものではなく、
ギリギリまで知らされないこと
です。
くろさら的に言うと、
小さな火事のうちに知らせれば消火器で済むのに、
黙っていたら部署全体で消防訓練が始まる感じです。
つらい。。。
しかも、だいたい誰か怒られる！！
③ 「まだ分からないから連絡しない」と思ってしまう
これも多いです。
「まだ確定していない」
「まだ返事が来ていない」
「まだ結論が出ていない」
だから連絡しない。
でも、実は
“まだ分からない”こと自体も連絡する価値があります。
たとえば、
「現在、取引先からの回答待ちです。15時までに返信がなければ、こちらから電話で確認します」
これは、最終結果ではありません。
でも、相手からするとかなり安心できます。
なぜなら、
- 今どこで止まっているのか
- 次に何をするのか
- いつ分かりそうなのか
が見えるからです。
仕事の連絡は、確定情報だけを伝えるものではありません。
状況を見える化するものです。
連絡が早い人は、相手を安心させている
仕事ができる人は、連絡が早いです。
ただし、何でもかんでも連絡しているわけではありません。
相手が不安になりそうなポイントを先に伝えています。
たとえば、
「承知しました。本日17時までに一度状況を共有します」
「現在確認中です。回答が来次第共有します。15時時点で未回答なら電話します」
「予定より少し時間がかかっています。原因はデータ確認に時間がかかっているためです。18時までには共有します」
「現時点では大きな問題はありません。残りは最終確認のみです」
こういう連絡があると、相手は安心します。
ポイントは、完璧な結果を出すことではありません。
相手を不安なまま放置しないことです。
連絡は「完了報告」だけではない
連絡というと、つい
終わったことを伝えるもの
だと思いがちです。
でも、仕事の連絡にはいくつか種類があります。
① 着手連絡
「受け取りました。これから対応します」
これは、相手に
ちゃんと届いている
と伝える連絡です。
特にチャットやメールでは大事です。
依頼した側は、相手が見たのかどうか不安になります。
だから、短くてもいいので反応する。
「確認します」
「承知しました。対応します」
「本日中に確認します」
これだけで、相手は安心します。
② 途中連絡
「今ここまで進んでいます」
これは、進捗を見せる連絡です。
完了していなくても、状況が見えれば相手は安心します。
「現在、A社からの回答待ちです」
「資料の骨子まで作成済みです」
「数字確認中です」
「本日15時時点で一度共有します」
途中連絡があると、相手は
放置されていない
と感じます。
③ 遅延連絡
「予定より遅れそうです」
これは、言いづらいですがかなり大事です。
遅れそうなときは、確定してからではなく、
遅れる可能性が見えた段階
で連絡した方がいいです。
「予定より時間がかかっています」
「本日中の共有が難しい可能性があります」
「原因は〇〇です」
「代替案として、まず要点だけ先に共有します」
遅延連絡が早い人は、信頼されやすいです。
なぜなら、相手が次の判断をしやすいからです。
④ 完了連絡
「完了しました」
これは最後の連絡です。
ただし、完了連絡だけでは弱いことがあります。
できれば、
「完了しました」
「確認ポイントは〇〇です」
「次に必要な対応は〇〇です」
「不明点があれば確認します」
まで添えられると、仕事として丁寧です。
完了連絡は、終わったことを伝えるだけでなく、相手が次に動ける状態にすることが大切です！
連絡が遅いと、信頼が少しずつ減っていく
仕事で怖いのは、連絡の遅さは一回で大きく問題になるというより、少しずつ信頼を削ることです。
毎回こちらから聞かないと状況が分からない。
締切ギリギリまで連絡がない。
問題が起きてから初めて報告する。
確認中なのか、止まっているのか分からない。
終わったと思っていたら、まだ終わっていない。
こういうことが続くと、相手は不安になります。
そして、だんだんこう思われます。
「あの人に任せると、状況が見えない」
「こっちから確認しないといけない」
「仕事はするけど、少し不安」
「任せきれない」
これはかなりもったいないです。
仕事そのものはちゃんとやっているのに、連絡が遅いだけで信頼を失う。
くろさら的には、これが一番もったいないです。
資料の完成度を上げるより、途中で一言連絡した方が評価されることもあります。
怖いけど、現実です。。。
連絡が早い人は、仕事が速い人に見える
実際の作業スピードが同じでも、連絡が早い人は仕事が速く見えます。
なぜなら、相手に安心感を与えているからです。
たとえば、同じ17時に完了する仕事でも、
Aさんは17時まで何も連絡なし。
Bさんは午前中に「着手しました」、14時に「半分進んでいます」、17時に「完了しました」と連絡。
どちらも完成時間は同じです。
でも、相手から見た印象は違います。
Bさんの方が、安心して任せられる人に見えます。
仕事は、実際にやっていることだけでなく、
相手からどう見えているか
も大事です。
連絡は、その見え方を整えるための重要な仕事です。
連絡は長くなくていい
ここで大事なのは、連絡は長くなくていいということです。
むしろ、仕事の連絡は短くていいです。
おすすめは、次の3点です。
① 今どうなっているか
② 次に何をするか
③ いつ分かるか
たとえば、
「現在、取引先からの回答待ちです。15時までに返信がなければ電話で確認します。結果は16時までに共有します」
これで十分です。
長い説明はいりません。
相手が知りたいのは、状況と次の見通しです。
くろさら的には、連絡は作文コンクールではありません。
相手が安心できれば勝ちです！
連絡が苦手な人は、先に約束してしまうとラク
連絡が苦手な人は、最初に連絡するタイミングを決めてしまうのがおすすめです。
たとえば、依頼を受けたときにこう言います。
「承知しました。本日15時時点で一度状況を共有します」
「確認します。回答が来ていなくても、夕方に一度進捗を連絡します」
「本日中に対応します。17時までに完了か進捗を共有します」
これを言っておくと、自分も連絡しやすくなります。
相手も、
「15時に状況が分かるんだな」
と安心できます。
連絡が苦手な人ほど、思いついたタイミングで連絡しようとすると遅れます。
だから、先に連絡タイミングを置いてしまう。
これだけでかなり変わります。
悪い連絡ほど、早く・短く・具体的に
悪い連絡は、遅くなるほど言いづらくなります。
だから、早く出した方がいいです。
ポイントは、感情よりも事実を先に伝えることです。
悪い例は、
「すみません、ちょっと色々ありまして、まだできていなくて……」
これだと、相手は状況が分かりません。
伝わる連絡は、
「本日17時予定の資料ですが、数字確認に時間がかかっており、18時共有になりそうです。先に結論部分だけ17時に共有します」
このように、
- 何が起きているか
- どれくらい遅れるか
- どう対応するか
を伝えます。
悪い連絡で大事なのは、完璧な言い訳ではありません。
相手が次の判断をできることです。
連絡は、相手の時間を守る行為でもある
連絡が遅いと、相手の予定にも影響します。
上司が会議で使う資料。
取引先が待っている回答。
他部署が次に進めるための確認。
チーム全体の段取り。
自分の連絡が遅れると、相手の仕事も止まります。
だから連絡は、自分のためだけではありません。
相手の時間を守るためでもあります。
仕事ができる人は、ここを分かっています。
自分の作業だけでなく、相手の待ち時間も意識しています。
「自分が連絡しないことで、相手は何を待っているのか」
この視点があると、連絡の優先度が変わります。
まとめ
今回の記事では、
仕事の連絡が遅い人ほど、相手の不安を増やしている
というテーマで解説しました。
大事なのは、連絡を完了報告だけだと思わないことです。
仕事の連絡は、
- 相手を安心させる
- 状況を見える化する
- 判断のタイミングを作る
- 手戻りを防ぐ
- 信頼を積み上げる
ためのものです。
ただ、実際の現場ではここからが難しいです。
「どのタイミングで連絡すればいいの？」
「途中連絡は何を書けばいいの？」
「悪い連絡はどう伝えればいい？」
「チャットとメールで言い方は変えるべき？」
「上司にうるさいと思われない？」
「そのまま使える連絡テンプレがほしい」
こういう具体的な壁にぶつかります。
また、すでに公開しているnote第1弾
「仕事ができる人は、仕事をそのまま受け取らない。」
では、仕事の受け方・進め方・見せ方を具体的に解説しています。
連絡が苦手な人も、まずは仕事の受け方から見直すと、報連相全体がかなりラクになります。
大事な一言
仕事の連絡が遅い人は、仕事をサボっているわけではありません。
むしろ、ちゃんと結果が出てから連絡しようとしている人も多いです。
でも、相手からすると、連絡がない時間は不安が増える時間です。
「今どうなっているのか」
「問題は起きていないのか」
「間に合うのか」
「自分は何か判断する必要があるのか」
相手は、こう考えながら待っています。
だから大事なのは、完了してから連絡することだけではありません。
途中でも、まだ結論が出ていなくても、状況を見えるようにすることです。
連絡は、相手を安心させる仕事術です。
まずは、次に仕事を受けたときにこう言ってみてください。
「承知しました。〇時に一度、進捗を共有します。」
この一言だけで、相手の不安はかなり減ります。
そして、自分も連絡しやすくなります。
仕事の連絡は、長くなくていい。
完璧な報告でなくてもいい。
大事なのは、相手を不安なまま放置しないことです。
くろさら的には、ここがかなり大事です。
連絡がないと、相手の頭の中では勝手にトラブルが育ちます。
しかも、だいたい実物より大きく育ちます。
だから、早めに一言。
連絡は、相手の不安を小さくするための仕事術です。
以上です！今日も残業お疲れ様でした★
組織で仕事をするうえで「信用・信頼」は非常に重要！そのためにも相手の不安を解消して効率的に業務を進めていきましょう！
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