ブラック企業で長く働いていると、いろいろな言葉を浴びます。
「で、結論は？」
「それで、何が言いたいの？」
「先に大事なこと言って」
「報告が長い」
「もっと簡潔に」
はい。胃がキュッとなるシリーズですね。
新人・若手のころにこれを言われると、なかなか心に刺さります。
自分としては、ちゃんと説明しているつもり。
ちゃんと順番に話しているつもり。
むしろ、抜け漏れがないように丁寧に伝えているつもり。
それなのに、上司からは、
「結論から言って」
と言われる。
これ、けっこうつらいです。
でも、ここで大事なのは、
報連相が苦手な人は、能力が低いわけではないということです。
多くの場合、問題は能力ではありません。
何を、どの順番で、何のために伝えるべきかが整理できていないだけです。
この記事では、報連相が苦手な人がなぜ結論から話せないのか、そして仕事ができる人は報告・連絡・相談をどう考えているのかを、くろさら目線で解説します！！
報連相が苦手な人ほど、実は真面目だったりする
まず最初に言っておきたいのですが、報連相が苦手な人は、意外と真面目です。
雑に仕事をしているわけではありません。
むしろ、ちゃんと伝えようとしていることが多いです。
たとえば、上司に報告するとき
「朝イチで取引先にメールを確認したんですが、まだ返信が来ていなくて、そのあと電話もしたんですけど、担当者が不在で、代わりの方に確認したところ、たぶん今日中には返事が来ると思うんですが、前回の資料を見ると条件が少し違っていて……」
こんな感じで、全部話そうとしてしまう。
本人としては、丁寧に説明しているつもりです。
なぜなら、経緯を省くと、
「ちゃんと確認したの？」
「なんでそう判断したの？」
「そこまで調べたの？」
と言われるのが怖いからです。
だから、先に全部説明しようとする。
でも聞いている上司からすると、途中でこうなります。
「で、結局どういう状況？」
ここでズレが起きます。
話している側は、丁寧に説明している。
聞いている側は、結論が見えなくて疲れている。
つまり、報連相が苦手な人は、
情報が足りないのではなく、情報の出し方がズレていることが多いのです。
なぜ結論から話せないのか？
では、なぜ多くの人は結論から話せないのでしょうか。
理由はいくつかあります。
理由① 自分の中で結論が整理できていない
一番多いのはこれです。
そもそも、自分の中で結論が整理できていない。
状況は分かっている。
経緯も覚えている。
関係者とのやり取りも把握している。
でも、
「つまり今どういう状態なのか？」
「何が問題なのか？」
「上司に何を判断してほしいのか？」
が整理できていない。
だから、話しながら考えてしまいます。
話しながら考えると、どうしても長くなります。
「あれも伝えなきゃ」
「これも言っておいた方がいいかな」
「そういえば、あの件も関係あるかも」
と、どんどん情報が増えていく。
そして、最後にようやく、
「なので、たぶんこうかなと思います」
となる。
聞いている側からすると、結論までが長い。
これは話し方の問題というより、
話す前の整理不足です。
くろさら的に言うと、頭の中の会議室が散らかっています。
資料もある。
議事録もある。
関係者もいる。
でも、議長がいない。
だから話が迷子になります。
理由② 経緯を全部話さないと不安になる
次に多いのが、経緯を全部話したくなるパターンです。
新人・若手のうちは特に、
「ちゃんとやったことを分かってほしい」
「サボっていたと思われたくない」
「確認不足だと思われたくない」
「怒られたくない」
という気持ちが強くなります。
その結果、報告が“説明”ではなく、“弁明”に近くなることがあります。
もちろん、経緯は大事です。
でも、最初から全部話す必要はありません。
上司がまず知りたいのは、たいていの場合、
今どうなっているのか
問題があるのか
判断が必要なのか
次に何をすればいいのか
です。
経緯は、そのあとで必要に応じて補足すれば十分です。
報連相が上手い人は、経緯を隠しているわけではありません。
結論を先に置いて、経緯を後ろに回しているのです。
理由③ 上司が何を知りたいのかを考えていない
報連相が苦手な人は、つい「自分が伝えたいこと」から話してしまいます。
でも、仕事で大事なのは、
相手が知りたいことから伝えることです。
たとえば、納期が遅れそうなとき。
自分が伝えたいのは、
「ちゃんと確認した」
「自分なりに動いた」
「取引先の返信が遅い」
「自分だけの責任ではない」
かもしれません。
でも上司が知りたいのは、
「納期は遅れるのか？」
「どれくらい遅れるのか？」
「顧客や社内に影響はあるのか？」
「代替案はあるのか？」
「自分が判断すべきことは何か？」
です。
ここがズレると、報告は長くなります。
上司は判断したい。
自分は説明したい。
このズレが、
「結論から話して」
につながります。
報連相の本質は「情報共有」ではなく「相手を動かすこと」
ここはかなり大事です。
報連相というと、どうしても「情報を伝えること」だと思いがちです。
もちろん、それも間違いではありません。
でも、実務ではもう一歩踏み込んだ方がいいです。
報連相の本質は、
相手が次の判断や行動をできる状態にすることです。
報告は、上司が状況を把握するため。
連絡は、関係者が次の行動を取るため。
相談は、判断や助言をもらうため。
つまり、報連相はただの会話ではありません。
仕事を前に進めるための道具です。
だから、上手い報連相には必ず目的があります。
「上司に判断してもらうため」
「関係者に動いてもらうため」
「ズレを防ぐため」
「トラブルを早めに共有するため」
この目的がないまま話すと、情報が散らかります。
逆に、目的がはっきりしていれば、伝えるべきことも絞れます。
仕事ができる人の報連相は、短いけど冷たくない
仕事ができる人の報連相は、だいたい短いです。
でも、雑ではありません。
必要なことが整理されています。
たとえば、悪い報告はこうです。
「取引先に確認したんですけど、まだ返事が来ていなくて、担当者が外出中らしくて、代わりの人に聞いたら分からないと言われて、メールも送っているので、たぶん今日中には返事が来ると思うんですけど……」
これだと、聞いている側は状況を整理しながら聞く必要があります。
一方で、分かりやすい報告はこうです。
「結論、納期が1日遅れる可能性があります。現在、取引先に再確認中です。今日15時までに回答がなければ、こちらから電話します。」
この方が、圧倒的に分かりやすい。
ポイントは、
上司が知りたい順番になっていることです。
- 結論
- 現在の状況
- 次の対応
この順番になっているから、聞く側がラクです。
報連相が上手い人は、相手の頭の中をラクにしています。
これは、けっこう強い武器です！
「結論から話す」とは、いきなり答えを決めつけることではない
ここで少し注意です。
「結論から話す」と聞くと、
「自分で判断しないといけないの？」
「間違っていたらどうしよう」
「新人なのに結論なんて言えない」
と思う人もいるかもしれません。
でも、結論は必ずしも“最終判断”でなくて大丈夫です。
新人・若手の場合は、
現時点での整理として伝えればいいのです。
たとえば、
「結論、現時点ではA案がよいと考えています」
「結論、まだ判断材料が足りていません」
「結論、納期に影響が出る可能性があります」
「結論、まず上司に確認したい点が2つあります」
これで十分です。
大事なのは、正解を言い切ることではありません。
今の状況を、相手が理解しやすい形にすることです。
「結論から話す」とは、
相手が最初に知りたいことを先に置くということです。
ここを勘違いしない方がいいです。
報連相が苦手な人ほど、まず「目的」を決める
報連相を改善したいなら、最初に考えるべきことは話し方ではありません。
まず、目的です。
この報連相は何のためにするのか。
報告なのか。
連絡なのか。
相談なのか。
判断してほしいのか。
共有だけでいいのか。
注意喚起なのか。
確認してほしいのか。
ここが曖昧だと、話が長くなります。
たとえば、上司に話しかける前に、心の中でこう考えます。
「これは報告なのか、相談なのか？」
「上司に判断してほしいのか？」
「ただ共有しておけばいい話なのか？」
「急ぎなのか、あとでいいのか？」
これだけでも、伝え方はかなり変わります。
報連相が苦手な人は、
「どう話すか」から考えがちです。
でも、仕事ができる人は、
「何のために伝えるか」から考えます。
ここが大きな違いです。
上司に「で、結論は？」と言われないために
上司に「で、結論は？」と言われると、ちょっと傷つきます。
こちらとしては、ちゃんと説明していたつもりなのに、バッサリ切られた気持ちになります。
でも、これは人格否定ではありません。
多くの場合、上司は単に、
判断するための情報が先にほしいだけです。
だから、報連相では最初にこういう情報を置くと伝わりやすくなります。
- 今どうなっているのか
- 問題があるのか
- 判断が必要なのか
- 何を確認してほしいのか
- 次にどう動く予定なのか
逆に、最初に細かい経緯を話しすぎると、相手は迷います。
報連相は、長ければ丁寧というわけではありません。
短くても、相手が判断できれば良い報連相です。
ここ、くろさら的にはかなり大事です。
長文報告で頑張りを見せようとすると、だいたい自分も相手も疲れます。
そして最終的に、会議室の空気がぬるくなります。
あれ、なんなんでしょうね（汗
報連相がうまい人は「安心感」を与えている
報連相がうまい人は、単に話が短い人ではありません。
上司や周囲に安心感を与えています。
「あ、この人は状況を分かっているな」
「問題があれば早めに共有してくれるな」
「勝手にズレた方向へ進まないな」
「任せても大丈夫そうだな」
こう思ってもらえる。
これが信頼につながります。
逆に、報連相が遅い人や分かりにくい人は、上司からすると少し不安になります。
「今どうなってるんだろう」
「問題は起きてないかな」
「こっちから確認しないと分からないな」
こうなると、仕事を任せにくくなります。
つまり、報連相はただのマナーではありません。
信頼を作るための仕事術です。
まとめ
今回の記事では、
報連相が苦手な人は、なぜ結論から話せないのか
という考え方を中心に解説しました。
大事なのは、報連相をただの情報共有だと思わないことです。
報連相は、相手が判断し、次の行動に移るためのものです。
だからこそ、
- 何のために伝えるのか
- 相手は何を知りたいのか
- 結論は何か
- 判断が必要なのか
- 次にどう動くのか
を整理して伝える必要があります。
ただ、実際の現場では、ここからが難しいです。
「報告はどういう順番で話せばいいの？」
「相談するときは、どこまで自分で考えるべき？」
「上司に怒られない伝え方ってあるの？」
「チャットやメールではどう書けばいいの？」
「トラブル報告はどうすればいいの？」
こういう具体的な壁にぶつかります。
そこで、note第2弾では、
上司に伝わる報告・連絡・相談の型
を、テンプレ・具体例・チェックリストつきでまとめていく予定です。
第一弾のnoteでは、
「仕事ができる人は、仕事をそのまま受け取らない。」
というテーマで、仕事の受け方・進め方・見せ方をまとめています。
今回の記事と合わせて読むと、報連相の理解もかなり深まると思います。
報連相が苦手な人は、能力が低いわけではありません。
多くの場合、
何を、どの順番で、何のために伝えるか
が整理できていないだけです。
結論から話せない原因は、話し方だけではありません。
自分の中で結論が整理できていない。
経緯を全部話さないと不安になる。
上司が何を知りたいのかを考えられていない。
こうした要因が重なって、報告が長くなります。
報連相の本質は、情報を全部伝えることではありません。
相手が状況を理解し、判断し、次の行動に移れるようにすることです。
まずは、次に報告するときにこう考えてみてください。
「相手が最初に知りたいことは何だろう？」
たったこれだけでも、報連相は少し変わります。
そして、上司からの
「で、結論は？」
が少しずつ減っていくはずです。
たぶん。
いや、上司によっては言います。
ブラック企業の上司は、呼吸するように言います。
でも大丈夫です。
少なくとも、こちらの伝え方は確実に変えられます。
報連相はセンスではありません。
型です。
そしてその型は、後から身につけられます。
ブラック企業なんかに負けず、自分のために頑張って行きましょう！以上、お疲れ様でした☆
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