会議がスムーズに進行する！会議参加者が習得すべき必須技術、ファシリテーションとは？

今日も残業お疲れ様です。

ブラック企業勤続15年、エリート社畜の「くろサラ」です。

今日は「ファシリテーションの基礎」というテーマについて記事をまとめていきます。

という人もいるかも知れないのではじめに説明しておきます。

ファシリテーションとは、「会議やミーティングを円滑に進める技法」のことです。

⏩️今回の記事は、過去記事からのアップデート版になりますので、一応過去記事のリンク貼っておきます📝

会議を円滑に進めて、組織における問題解決を行うことがファシリテーターの役割です。

私の所属するブラックな企業でも、偉そうな人が会議！会議！会議しよう！と無駄な会議が頻繁に発生しています。優秀なファシリテーションができるファシリテーターが増えると、無駄な会議も少なくなるのかな…と思います。

とはいえ、一般的な現代のビジネス環境では、複雑な課題に取り組むために、チームで協力して問題を解決するスキルがますます重要になっています。

私の所属する黒会社ですら、ファシリテーションの役割は非常に大きいと感じることは多いです。

本記事では、ファシリテーションの必要性、プロセス、そして具体的なテクニックについてわかりやすくまとめていきます。

ファシリテーションの全体像及び論点

①ファシリテーションの必要性

ビジネスにおいて、1人で解決できる仕事の量や範囲は限られています。

そのため、チームで協力して課題に取り組むことが重要です。しかし、チームでの協力は一筋縄ではいきません。

例えば、会議の目的が不明確だったり、参加者の役割が不明確だったりすることがあります。

このような状況を改善するために、ファシリテーションが注目されています。

ファシリテーションとは、会議やプロジェクトなどの場において、新しいアイデアを出したり、問題解決を効果的に行うためのプロセス管理を指します。

これにより、チームの生産性を高めることができます。

⏩️まず、最低限の相手との信頼関係を構築するための技法について、過去記事を貼っておくので参考にどうぞ📝

②ファシリテーターの役割

ファシリテーターの役割は、チームが最大の能力を発揮するように場を回すことです。具体的には以下のような役割があります：

• 参加者を動機付けする
• 目標、目的を明確化し、共有する
• 会議、プロジェクトへの参加者のコミットメントを高める
• 議論、活動のプロセスを管理する
• 成果を具現化する

ファシリテーターは中立であり、自らの意見を持たないとされていますが、実際のビジネスシーンでは、プロジェクトマネージャーや会議の主催者がファシリテーターを兼ねることが多いです。

③ファシリテーションのプロセス

ファシリテーションは大きく3つのステップに分けられます。

1. 事前準備（しこみ）：目的の設定と参加者の分析、議論の枠組みの設計

「議論の到達点を押さえているか？」

「到達点へ向けて議論すべき内容を把握し、論じるべき論点を押さえているか？」

「メンバーの状況、レベルを把握して論点を設定しているか？」

2. 実施（さばき）：議論の進行と管理

「意見を引き出し、必要な論点を押さえて議論を深めているか？」

「到達点への方向性はあっているか？到達可能か？」

3. フォローアップ：会議で決定された内容の共有と進捗確認

④論点とは何か？

論点とは「何を考え、論じるべきか」という小さな問いであり、論点に対する見解が意見です。

ファシリテーターは事前に論点を想定し、実施の際にも適切な論点について対話が行われるように働きかけることが重要です。

ファシリテーションの準備をする

① 目的の設定と参加者の分析

会議やプロジェクトの目的、目標、成果物をあらかじめ設定し、参加者を分析することが重要です。

目的は「何のために行うのか」、

目標は「何を達成すべきか」、

成果物は「何を作り上げるのか」の行動を明確にします。

② 議論の枠組み設計

議論を効率的、効果的に進めるために「何を議論するべきか」と「どういう流れで議論を進めるべきか」を設計し、イシューを押さえ続ける必要があります。

⏩️イシューについては参考に過去記事を貼っておきます📝

論点を洗い出し、目的・目標達成に向けた道筋を明確にします。

議論を進める

① 議論のプロセス

議論のプロセスは以下の3つに分けられます。

1. ウォームアップ：議論をする雰囲気作りと問題意識・目的の共有

　　参加者の状況を把握する

2. 議論の実施：アイデアを出し合い、収束させる

　　　意見を引き出し、深め、合意に導く

3. クロージング：議論の結果を共有し、次の議論に移る

② 発言を引き出す

参加者からの発言を引き出すためには、興味を持ちやすい話題を提供し、状況を具体的に設定します。

③ 発言を受け止める

発言をしっかりと聞き、理解したことを示すことで、参加者の意欲を高め、議論を活性化させます。

④ 質問する

質問は、参加者からの発言を引き出し、議論を深めるために重要です。

オープン・クエスチョンとクローズド・クエスチョンを使い分け、議論を促進します。

答えが限定されたクローズド・クエスチョンや答えが広すぎるオープンな質問では参加者の意見を引き出すことは難しくなるので、状況に応じた質問でさばくことが重要です

意見が活発に出ない状況においては、切り口を提示したり考える範囲を限定的にしたりファシリテーターが論点を押さえてコントロールすることが求められます

⑤発言を整理して共有する

同じ内容の意見をまとめ、意見を関連づけることで、議論を整理し、次のステップに進めやすくします。

全体で意見を共有することは重要なポイントです💡

⑥ 横道にそれた発言に対処する

横道にそれた発言に対しては、発言をしっかり受け止めた上で、後に議論するよう誘導します。

⑦ 対立のマネジメントを行う

対立が生じた場合、一致点と対立点を区分けし、対立の原因を明らかにし、視点を変えることで生産的な議論に導きます。

まとめ

ファシリテーションは、チームの生産性を高めるための重要なスキルです。

ファシリテーターとしての役割を理解し、適切な準備とプロセスを経て議論を進めることで、効果的なファシリテーションが可能になります。

理解してもらい、共感してもらい、行動してもらうために議論して大きな成果を出しましょう！！

⏩️イシューとは？？まとめた記事はコチラ