仕事をしていると、上司に報告する場面があります。
「例の件、どうなった？」
「取引先から返事あった？」
「売上の状況どう？」
「資料、確認した？」
「この件、問題なさそう？」
こう聞かれたとき、こちらとしてはちゃんと説明しようとします。
朝から確認したこと。
取引先に連絡したこと。
まだ返事が来ていないこと。
関係部署にも確認したこと。
前回と条件が少し違うこと。
資料の数字に気になる点があったこと。
ちゃんと伝えようとして、順番に話します。
すると、途中で上司から言われます。
「で、結論は？」
はい。
心が一瞬、フリーズします。
「いや、今ちゃんと説明してたんですけど……」
「順番に話してただけなんですけど……」
「最後まで聞いてくれれば分かるんですけど……」
と思いますよね。
でも、上司からすると、こうです。
「今、何が起きているのかを先に知りたい」
「問題があるのかないのかを知りたい」
「判断が必要なのかを知りたい」
「長い経緯より、まず結論がほしい」
つまり、話している側と聞いている側で、求めている順番が違うのです。
ここで大事なのは、
「で、結論は？」と言われる人は、能力が低いわけではない
ということです。
多くの場合、問題は話す内容ではありません。
報告の順番がズレているのです。
この記事では、上司に「で、結論は？」と言われる人が、最初に直すべき報告の順番について、くろさら目線で解説します。
「で、結論は？」と言われる人ほど、実はちゃんと説明しようとしている
まず最初に言っておきたいのですが、
「で、結論は？」と言われる人は、適当に報告しているわけではありません。
むしろ、ちゃんと説明しようとしている人が多いです。
抜け漏れなく伝えたい。
誤解されたくない。
自分が確認したことも分かってほしい。
なぜそうなったのかも説明したい。
途中経過も共有したい。
怒られないように、背景まで話したい。
だから、最初から全部話そうとします。
たとえば、こんな報告です。
「朝イチで取引先にメールを送ったんですが、まだ返信が来ていなくて、そのあと電話もしたんですけど、担当者が外出中で、代わりの方に確認したところ、たぶん今日中には返事が来ると思うんですが、前回の条件と少し違うところもあって……」
本人としては、丁寧に説明しているつもりです。
でも、聞いている上司の頭の中はこうです。
「で、今どうなってるの？」
「問題あるの？」
「待てばいいの？」
「こっちで判断する必要あるの？」
つまり、上司は経緯を聞きたいのではなく、まず状況を把握したいのです。
ここがズレると、
「で、結論は？」
が飛んできます。
くろさら的に言うと、上司は今すぐ地図がほしいのに、こちらは旅の思い出アルバムを1ページ目から見せている状態です。。。
気持ちは分かる！でも、上司が求めてるものじゃないよね。
報告が長くなる原因は「経緯から話している」こと
「で、結論は？」と言われる報告には、よくある特徴があります。
それは、
経緯から話していること
です。
もちろん、経緯は大事です。
なぜそうなったのか。
誰に確認したのか。
どんな対応をしたのか。
どこで問題が起きたのか。
これらは必要な情報です。
でも、最初に話す情報ではないことがあります。
なぜなら、上司が最初に知りたいのは、多くの場合、
今どういう状態なのか
だからです。
たとえば、納期が遅れそうなとき。
経緯から話すと、こうなります。
「先週の時点では問題ないと聞いていたんですが、昨日の夕方に取引先から連絡がありまして、その後、社内の担当者にも確認したところ、物流の都合で少し遅れが出ている可能性があるとのことで……」
長いです。
悪くはありません。
でも、上司は途中で不安になります。
「結局、遅れるの？ 遅れないの？」
報告は、推理小説ではありません。
最後のページで犯人が分かる構成にしなくていいです。
仕事の報告では、最初に犯人を出して大丈夫です。
むしろ、出してください。
上司が知りたいのは「あなたの頑張り」より「判断材料」
少し厳しい話ですが、上司が報告で最初に知りたいのは、あなたの頑張りではありません。
もちろん、頑張っていることは大事です。
でも報告の場面で上司がまず欲しいのは、
判断材料
です。
たとえば、
- 問題があるのか
- 影響はあるのか
- 判断が必要なのか
- 次にどう動くのか
- 誰に何を確認しているのか
- いつまでに分かるのか
こういう情報です。
一方で、報告が苦手な人は、つい自分がやったことを先に話してしまいます。
「メールしました」
「電話しました」
「確認しました」
「資料を見ました」
「調べました」
「担当者に聞きました」
もちろん、これも必要です。
でも、それは結論のあとでいいことが多いです。
上司はまず、
「で、どうなの？」
を知りたい。
そのあとで、
「なぜそう言えるの？」
「何を確認したの？」
「次はどうするの？」
を聞きたいのです。
報告が伝わる人は、この順番が分かっています。
最初に直すべき報告の順番
では、「で、結論は？」と言われる人は、何を直せばいいのでしょうか。
最初に直すべきなのは、話し方の上手さではありません。
報告の順番です。
おすすめの順番は、これです。
① 結論
まず結論です。
今どうなっているのか？
問題があるのか？
予定通りなのか？
遅れそうなのか？
判断が必要なのか？
最初にここを伝えます。
たとえば、
「結論、納期が1日遅れる可能性があります」
「結論、現時点では大きな問題はありません」
「結論、A案で進めるのがよいと考えています」
「結論、判断材料がまだ足りていません」
「結論、今日中の回答は難しそうです」
これで、上司は最初に全体像をつかめます。
大事なのは、結論が完璧な正解でなくてもいいことです。
新人・若手の場合は、
現時点での整理
として伝えれば大丈夫です。
「現時点では」
「今分かっている範囲では」
「まだ確認中ですが」
という言葉をつければ、言いやすくなります！
② 理由・状況
次に、なぜその結論になるのかを説明します。
ここで初めて、経緯や状況を話します。
ただし、全部話す必要はありません。
結論を支える情報に絞ります。
たとえば、
「取引先から、物流都合で出荷が遅れる可能性があると連絡がありました」
「売上は前年を上回っていますが、在庫が想定より多く残っています」
「担当者に確認しましたが、現時点では正式な回答が出ていません」
「A案は納期に間に合いますが、B案は追加確認が必要です」
このように、結論につながる理由を簡潔に伝えます。
ここでのポイントは、
背景を全部話さないこと
です。
必要な理由だけでいいです。
上司が詳しく知りたければ、あとで聞いてくれます。
こちらから全部盛りカレーを出さなくて大丈夫です！
③ 今後の対応
最後に、次にどうするのかを伝えます。
これがあると、報告の安心感がかなり上がります。
たとえば、
「15時までに回答がなければ、こちらから電話で再確認します」
「今日中にA案とB案の比較を1枚にまとめます」
「追加で在庫状況を確認して、明日の午前中に報告します」
「一度、先方に条件を確認してから進めます」
「判断いただきたい点は、A案で進めるかどうかです」
報告は、状況を伝えて終わりではありません。
次に何をするのか？
上司に何を判断してほしいのか？
自分がどう動くのか？
ここまで伝えると、報告はかなり分かりやすくなりますよ！！
まずは「結論 → 理由 → 今後の対応」でいい
報告の型はいろいろあります。
PREP法。
SDS法。
結論ファースト。
ピラミッドストラクチャー。
いろいろありますが、新人・若手が最初に覚えるなら、まずはこれで十分です。
結論 → 理由 → 今後の対応
この順番です。
たとえば、悪い報告はこうです。
「取引先に確認したんですけど、担当者が外出中で、代わりの方に聞いたらまだ分からないと言われて、メールも送っているんですが、物流の都合もあるみたいで、もしかすると少し遅れるかもしれなくて……」
これを、報告の順番に直すとこうなります。
「結論、納期が1日遅れる可能性があります。理由は、取引先から物流都合で出荷が遅れる可能性があると連絡があったためです。現在、担当者に再確認中です。15時までに回答がなければ、こちらから電話します。」
かなり分かりやすくなります。
同じ情報でも、順番が違うだけで伝わり方は変わります。
報告が苦手な人は「結論を決める」のが怖い
ここで、報告が苦手な人がつまずきやすいポイントがあります。
それは、
結論を言うのが怖い
ということです。
「間違っていたらどうしよう」
「まだ確認中なのに言い切っていいのかな」
「自分が判断していいのかな」
「上司に突っ込まれたらどうしよう」
こう思って、結論を後回しにしてしまいます。
でも、結論は必ずしも最終判断でなくて大丈夫です。
報告でいう結論は、
現時点での整理
です。
たとえば、
「結論、まだ判断できる状態ではありません」
これも立派な結論です。
「結論、現時点ではA案が有力です」
これも結論です。
「結論、問題が起きる可能性があります」
これも結論です。
「結論、上司に判断いただきたい点が2つあります」
これも結論です。
結論とは、正解を断言することではありません。
今の状況を、相手が最初に理解しやすい形で置くこと
です。
ここを勘違いしないことが大事です。
「全部説明してから結論」は、相手に負担をかける
報告で経緯から話すと、聞いている側は頭の中で整理しながら聞く必要があります。
「つまり何が問題なんだろう」
「これは急ぎなのかな」
「判断が必要なのかな」
「どこが重要なんだろう」
「この話はどこに向かっているんだろう」
相手に整理作業をさせてしまうのです。
これは、地味に負担です。
上司は、あなたの報告以外にもたくさんの仕事を抱えています。
会議。
メール。
判断。
部下からの相談。
上司への報告。
謎の会議。
よく分からない会議。
何も決まらない会議。
忙しいです。
そんな中で、結論が見えない報告を聞くと、疲れます。
だからこそ、こちらが先に整理して伝える。
これが、報告の価値です。
くろさら的に言うと、上司の脳内デスクに書類をバサッと置くのではなく、クリップでまとめて渡す感じです。
優しさです。たぶん。。。
仕事ができる人の報告は、短いけど冷たくない
仕事ができる人の報告は、短いです。
でも、冷たいわけではありません。
必要なことが整理されているだけです。
たとえば、
「結論、予定通り進んでいます。残りは資料の最終確認のみです。本日17時までに共有します」
「結論、A案で進めるのがよいと思います。理由は、納期とコストのバランスが最も良いためです。比較表を添付しています」
「結論、先方からの回答待ちです。15時までに返信がなければ電話します」
こういう報告は、聞く側がラクです。
報告が短いと、雑に見えるのではないかと不安になる人もいます。
でも、短くても必要な情報があれば問題ありません。
むしろ、長い報告より信頼されることもあります。
大事なのは、短くすることそのものではありません。
相手が判断しやすい順番で伝えること
です。
報告の順番を変えるだけで、評価は変わる
報告は、仕事の評価にかなり影響します。
なぜなら、上司はあなたの頭の中を直接見ることができないからです。
どれだけ考えていても、報告が分かりにくいと、
「整理できていない人」
に見えてしまうことがあります。
逆に、同じ内容でも報告が分かりやすいと、
「状況を理解している人」
「安心して任せられる人」
「判断材料を出せる人」
に見えます。
つまり、報告はただの連絡ではありません。
自分の仕事ぶりが伝わる場面
でもあります。
これは、かなり大事です。
真面目に頑張っている人ほど、ここで損をしない方がいいです。
せっかく頑張っているのに、伝え方で評価を落とすのはもったいない。
報告の順番を変えるだけで、印象はかなり変わります。
「で、結論は？」と言われたら、落ち込む前に順番を見直す
上司に「で、結論は？」と言われると、少し落ち込みます。
自分の説明が否定されたように感じることもあります。
でも、必要以上に落ち込まなくて大丈夫です。
それは、あなたの人格が否定されたわけではありません。
たいていの場合、
報告の順番を直せば改善できます。
次からは、話し始める前に心の中でこう整理します。
- 結論は何か
- 理由は何か
- 次の対応は何か
この3つだけでいいです。
いきなり完璧な報告をしようとしなくて大丈夫です。
まずは、最初の一言を変える。
「結論から言うと」
「現時点では」
「まず状況としては」
「判断いただきたい点は」
「次の対応としては」
この言葉を使うだけでも、報告はかなり変わります。
報告が苦手な人ほど、メモしてから話す
報告が苦手な人は、いきなり話し始めない方がいいです。
特に、少し複雑な報告は、話す前に10秒だけメモすると変わります。
メモするのは、この3つだけです。
- 結論
- 理由
- 次の対応
たとえば、
結論：納期が1日遅れる可能性
理由：取引先から物流遅延の連絡
次の対応：15時までに回答なければ電話
これだけメモしてから話す。
すると、報告が迷子になりにくくなります。
頭の中だけで整理しようとすると、緊張した瞬間に飛びます。
上司の前に立つと、なぜか日本語がログアウトすることがあります。
ありますよね。
だから、メモでいいです。
小さなメモがあるだけで、報告の安定感はかなり上がります。
具体的な報連相テンプレはnoteでまとめます
今回の記事では、
「で、結論は？」と言われる人が最初に直すべき報告の順番
について解説しました。
大事なのは、報告の内容を増やすことではありません。
順番を変えることです。
まず結論。
次に理由。
最後に次の対応。
この順番にするだけで、上司は状況を理解しやすくなります。
ただ、実際の現場ではここからが難しいです。
「トラブル報告はどう言えばいいの？」
「相談のときは結論から話せるの？」
「チャットではどう書けばいい？」
「悪い報告はどこまで言えばいい？」
「報告と相談の違いが分からない」
「上司に怒られにくい伝え方を知りたい」
こういう具体的な壁にぶつかります。
そこで、noteでは、
報連相が苦手な人ほど、結論から話せていない。
というテーマで、上司に伝わる報告・相談・共有の型をまとめる予定です。
ブログでは考え方を中心に書きましたが、noteでは、
- 報告の基本テンプレ
- 相談の型
- 悪い報告の伝え方
- チャット・メールでの報連相
- 上司に判断してもらう伝え方
- そのまま使えるフレーズ集
- 実務チェックリスト
まで、実際に使える形でまとめていく予定です。
また、すでに公開しているnote第1弾
「仕事ができる人は、仕事をそのまま受け取らない。」
では、仕事の受け方・進め方・見せ方を具体的に解説しています。
報連相を改善したい人は、仕事の受け方から見直すとかなり理解しやすくなります。
まとめ
上司に
「で、結論は？」
と言われる人は、能力が低いわけではありません。
多くの場合、問題は報告の中身ではなく、
報告の順番
です。
経緯から話してしまう。
自分がやったことを先に話してしまう。
結論を言うのが怖い。
全部説明してから分かってもらおうとする。
これだと、聞く側は状況を整理しながら聞くことになります。
報告で大事なのは、相手が判断しやすい順番で伝えることです。
まずは、この順番を意識してみてください。
結論 → 理由 → 今後の対応
これだけで、報告の伝わり方はかなり変わります。
次に上司へ報告するときは、最初にこう言ってみてください。
「結論から言うと……」
この一言があるだけで、報告は一気に分かりやすくなります。
報告はセンスではありません。
順番です。
そして、順番は後からいくらでも直せます。
くろさら的には、ここが救いです。
最初から話がうまい人にならなくていい。
まずは、結論を前に持ってくる。
それだけで、
「で、結論は？」
の回数は少しずつ減っていくはずです。
たぶん。
いや、口ぐせで言ってくる上司はいます。
あれはもう、鳴き声です。でも大丈夫です。
こちらの報告は、ちゃんと変えられます！！
今日も残業お疲れ様でした★
「結論 → 理由 → 今後の対応」この順番で報告するように意識して、習慣にしていきましょう！
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